Huoltokirja on kiinteistökohtaisesti laadittu tiedostokokonaisuus, joka sisältää mm. kiinteistön hoidon, huollon ja kunnossapidon lähtötiedot, tavoitteet ja tehtävät sekä niiden ajoitukset ja ohjeet.
Rakennuksen käyttö- ja huolto-ohje tarkoittaa huoltokirjaa, joka on maankäyttö- ja rakennuslain mukaan laadittava sellaisiin uudisrakennuskohteisiin tai rakennuslupaa vaativiin korjauskohteisiin, joita käytetään pysyvään asumiseen tai työskentelyyn.
Huoltokirjan laatiminen on suositeltavaa myös olemassa oleville rakennuksille.

Huoltokirjan tärkeimpiä hyötyjä taloyhtiölle on se, että kiinteistön tekniikka, huoltokohteet ja huoltohistoria on dokumentoitu helposti käytettävään muotoon. Huoltokirjan avulla kiinteistöhuollon sopimuksiin saadaan selkeät laajuus- ja tehtävämäärittelyt, huoltotöiden suunnittelu tarkentuu, huoltotyöstä syntyy palautetietoa tilaajalle ja seuranta helpottuu.

Internet-huoltokirjaa käytettäessä kaikilla käyttäjillä on aina käytössään huoltokirjasta ja sen tietokannoista viimeisimmät versiot käyttöoikeuksien määrittelemissä puitteissa.

Huoltokirjan laadinta on parasta antaa huoltokirjoihin perehtyneen asiantuntijan tehtäväksi. Laatija hankkii tarvittavat tiedot perehtymällä kiinteistöön, sen piirustuksiin ja huolto-organisaation historiatietoihin. Sen jälkeen kiinteistökohtaiset tiedot liitetiedostoineen syötetään sovellukseen ja huoltokalenteri laaditaan. Liitetiedostoja ovat yleensä mm. paikantamispiirustukset ja huoltokohteiden valokuvat. Ennen käyttöönottoa isännöitsijä ja huolto-organisaatio perehdytetään huoltokirjan käyttöön. Tarvittaessa kiinteistönhoitosopimuksen sisältöä tarkistetaan.

Taloyhtiössä suoritettuja korjaus- ja parannustoimenpiteitä on listattuna TÄÄLLÄ .