Huoltokirja on kiinteistökohtaisesti laadittu tiedostokokonaisuus, joka sisältää mm. kiinteistön hoidon, huollon ja kunnossapidon lähtötiedot, tavoitteet ja tehtävät sekä niiden ajoitukset ja ohjeet. Rakennuksen käyttö- ja huolto-ohje tarkoittaa huoltokirjaa, joka on maankäyttö- ja rakennuslain mukaan laadittava sellaisiin uudisrakennuskohteisiin tai rakennuslupaa vaativiin korjauskohteisiin, joita käytetään pysyvään asumiseen tai työskentelyyn. Huoltokirjan laatiminen on suositeltavaa myös olemassa oleville rakennuksille. Asunto-osakeyhtiöiden huoltokirjojen laadintaan myönnetään korjausavustusta, joka taloyhtiön kannattaa hyödyntää huoltokirjan laadinnassa.

Huoltokirjan tärkeimpiä hyötyjä taloyhtiölle on se, että kiinteistön tekniikka, huoltokohteet ja huoltohistoria on dokumentoitu helposti käytettävään muotoon. Huoltokirjan avulla kiinteistöhuollon sopimuksiin saadaan selkeät laajuus- ja tehtävämäärittelyt, huoltotöiden suunnittelu tarkentuu, huoltotyöstä syntyy palautetietoa tilaajalle ja seuranta helpottuu. Taloyhtiön energiatalouden pitäminen asianmukaisena sekä viihtyisten ja terveellisten asumisolosuhteiden ylläpitäminen helpottuvat huoltokirjan avulla.

Internetissä toimiva huoltokirja on käytettävyydeltään ja ominaisuuksiltaan huomattavasti monipuolisempi kuin muut julkaisumuodot. Internet-huoltokirjaa käytettäessä kaikilla käyttäjillä on aina käytössään huoltokirjasta ja sen tietokannoista viimeisimmät ajantasaiset versiot sekä sovellus on paikasta ja ajasta riippumatta kaikilla asianosaisilla käyttöoikeuksien määrittelemissä puitteissa. Mappihuoltokirjoja ja paikallisesti asennettuja sovelluksia on vaikeampi saada kaikkien osapuolten aktiiviseen käyttöön.

Huoltokirjan laadinta on ammattitaitoa ja kokemusta vaativaa työtä. Parhaaseen lopputulokseen pääsee, jos laadinnan antaa huoltokirjoihin perehtyneen asiantuntijan tehtäväksi. Laatija hankkii tarvittavat tiedot perehtymällä kiinteistöön, sen piirustuksiin ja huolto-organisaation historiatietoihin. Sen jälkeen kiinteistökohtaiset tiedot ja erilaiset liitetiedostot syötetään sovellukseen ja huoltokalenteri laaditaan. Liitetiedostoja ovat yleensä mm. paikantamispiirustukset ja huoltokohteiden valokuvat. Ennen käyttöönottoa isännöitsijä ja huolto-organisaatio perehdytetään huoltokirjan käyttöön. Tarvittaessa kiinteistönhoitosopimuksen sisältöä tarkistetaan.